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将档案从库存资料转换成数字信息资源的过程中,数字档案馆应用系统发挥着核心作用。
数字档案馆的应用系统是一个可扩展的网络应用系统,其功能涵盖对档案的数字化加工、对数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布及利用的全过程,具有可扩展性和实用性的特性。
按照档案信息的数据流向,应用系统分为以下几个模块:
1、信息采集模块
该模块主要负责各种数字档案信息的采集并将其输入档案信息资源库,数字档案信息的来源包括电子文件接收、馆藏档案数字化、网络信息搜索三个部分。
遵照系统性和规范性原则,对于采集来的数字化档案信息要经过三个步骤的操作才能进入档案信息资源数据库:
第一,对其进行初步鉴别,去粗取精,去伪存真,以保证信息资源入库质量;
第二,对其进行标准化转换,包括电子文件元数据标准化和各专业单位信息格式标准化;
第三,对其进行类别确定,即将其依类别放入系统的目录结构中,以便系统的管理利用。

3、信息存储模块
该模块主要负责对数字档案信息进行分类存储、安全存储与长期存储。
数字信息可按不同类型存储在各类数据库和文件系统中,其中目录数据可存储在关系型数据库中,全文信息可采用文档数据库或文件系统存放,音频和视频信息可以采用对象数据方式存储。
此外,还要对数字档案信息进行冷备份、热备份和异地存储,要采用镜像站点和集群服务器技术,这样才能保证在设备发生故障或其它危险时保证数字档案系统的正常运行与信息安全。

归档是办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
档案信息化转型是一个复杂而系统的工程,涉及制度、技术、数据、安全和人才等多个层面。
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类别号构成元素的科学选用,是确保档案管理工作规范有序的重要环节。
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