铁路建设项目文件组卷典型问题分析与探究

铁路建设项目点多线长、桥隧比高、技术复杂、工期较久，所形成的项目文件，数量多、形式广、内容繁琐。通过科学、合理的组卷，将零散的项目文件，建立起科学的联系，使之系统化、成套化，这是档案管理所要解决的重要问题。笔者结合铁路建设项目档案工作实践，对此进行了探索与思考。

1、组卷依据

1.1遵循国家标准和档案行业标准

《科学技术档案案卷构成的一般要求》是推荐性的国家标准、《建设项目档案管理规范》是档案行业推荐标准，以上标准，分别对科技档案的案卷整理和建设项目的档案管理确定了基本原则、方法、要求，对铁路建设项目档案组卷工作具有重要的指导意义，为提高组卷质量和水平，铁路建设项目文件组卷工作中应认真贯彻、执行和落实以上标准。除纸质档案之外的其他不同载体形式的项目文件的组卷，还应遵循电子文件归档、数码照片归档等方面的国家标准、档案行业标准。

1.2执行铁路档案整理和组卷要求

2018年，原中国铁路总公司印发了《铁路建设项目档案管理办法》，对铁路建设项目的组织职责、收集整理、归档移交、管理、验收等做出了规定，提出了要求。其附件2铁路建设项目档案整理要求，专门阐述了组卷原则、方法、卷内文件排列等。2020年，国铁集团印发关于规范铁路建设项目档案工作的通知，针对铁路建设项目档案工作实践重点、难点、热点、疑点问题进行了明确。在铁路照片档案管理、铁路视频档案整理、铁路归档文件整理等方面，国铁集团也陆续印发了相关文件。以上均是铁路建设项目档案管理和项目文件组卷的重要依据。

1.3参照铁路建设相关规程、标准、规范、办法

组卷应遵循项目文件形成规律，契合建设过程原貌。铁路建设管理办法、铁路建设项目管理程序指导意见、铁路工程施工质量验收标准、铁路工程制图规范、铁路建设工程监理规范、铁路建设项目资料管理规程、铁路建设项目竣工验收交接办法等，规定了铁路建设项目从立项决策、工程实施、竣工验收到建成投产全过程中，各阶段、各步骤、各环节建设各方所必须遵循的顺序、程序。对相关往来文件、内业资料、原始记录的形成和签认等，有具体的要求，揭示着项目文件产生的源头，以及项目文件相互之间的关系、联系和内在逻辑。组卷要想实现系统、真实、完整，应熟悉建设程序、各类技术标准要求、各专业施工流程等，并将上述内容作为重要参考。

2、典型问题及解决方法

2.1前期文件组卷，应注意做好互见备注

铁路建设单位普遍存在“一套机构、多块牌子”的模式，同一套组织机构和一班人马，通常并行管理多个建设项目。在早期的铁路建设项目管理实践中，立项审批、管理等公文形式的红头文件、前期文件，当一份文件涉及多个项目时，大多数已经按照《铁路归档文件整理规范》由立档单位按年度归档，作为文书档案保管。这一部分项目文件，同时也是项目档案不可或缺的重要组成部分，为保证项目档案的完整，并避免拆卷重组对档案造成的二次破坏，这类项目文件，可分项目编制建设项目归档文件总目录，归入对应的项目档案管理卷，组卷时做好互见备注和指向说明。新开工的铁路建设项目，其前期文件、管理文件宜按事由结合时间顺序组卷。

2.2施工文件组卷，应按单位工程结合工序

铁路建设过程中，特别长大的隧道、桥梁等控制性工程，有可能分别由几家施工单位共同施工，并按照每个施工单位担负的施工范围划分单位工程。隧道由两家施工单位分别从进口、出口处向隧道中心里程方向开挖，桥梁地基及基础、承台、墩台身等由线下单位施工，制梁、架设、桥面系由铺架单位负责等现象越来越常见。按照谁形成、谁负责、谁收集、谁整理的原则，首先由施工单位分别对各自承建部分的施工文件整理组卷，然后再按照各家施工单位的工序先后或里程前后有序排列。既保证各施工单位项目文件的相对独立完整性，又确保能收集到整套的桥梁或隧道档案。

铁路隧道施工，无论是采用全断面法、台阶法、中隔壁法、环形开挖预留核心土法等哪一种工法，根据隧道围岩等级的不同，开挖进尺、安全步距都有相应规定，支护、衬砌、防水和排水等施工都紧紧相随。应按照工序，根据原始资料产生的真实顺序进行组卷。为省事图方便，而割裂项目文件之间的有机联系，机械地将所有上台阶组一起，所有下台阶组一起，所有衬砌组一起的方法不可取。

2.3监理文件组卷，应遵循形成规律

铁路建设项目监理文件组卷，既有与其他行业相通的共性，又有铁路行业特点。首先应区分每个监理标段再进行组卷。监理组织机构文件、监理规划、监理月报、会议纪要、监理工作总结、工程质量评估报告等，属于监理管理文件，记录、呈现了整个监理标段整体情况，按照问题、时间组卷。在现场实施监督活动中形成的具体记录，如旁站监理记录，见证、平行检验文件，监理日记、日志等，先按站前站后各个专业，再按照单位工程、时间等，并结合施工范围、施工内容及交叉施工等情况统筹考虑进行组卷，以确保项目文件的齐全完整性、成套性。监理工程师通知单和回复单、工程停工令和复工令等，存在闭环关系和有机联系，所以应逐一闭合、对应组卷。

2.4验收文件组卷，应符合铁路特有的验收程序和步骤

铁路大中型建设项目竣工验收，分为静态验收、动态验收、初步验收、安全评估和正式验收等五个阶段，2018年4月以来开通的高速铁路，还需在运行试验一周后至铁路开通前，完成高速铁路开通达标评定。这些验收程序和步骤，是铁路行业根据自身建设与运营特点，所特有的、独有的。各阶段侧重不同、总体上层层递进，形成的项目文件既相对独立完整，又相互紧密联系，有闭环、并行、交互、承前启后推进等多种关系。每一阶段大致形成申请、电报、报告、意见等内容的项目文件，均应按每个验收阶段单独成套组卷，不应因文种等缘由将本阶段内容拆散，不能与其他阶段资料相混淆和打乱重组，应保持阶段内项目文件的完好性，才能还原和体现验收过程的真实面貌。

2.5不同载体形式文件，应分别组卷

铁路建设项目除形成纸质档案外，还会产生大量的数码照片档案、视频档案，以数字形式存储于光盘、磁盘等载体，依赖数字设备阅读处理。会产生各种奖杯、奖牌、荣誉证书、纪念品、题词字画等具有保存价值的实物，形成实物档案。这些不同载体形式的项目文件，因介质、载体之间的保存环境、检测要求等各不相同，所以应分别组卷、单独保管。工作中，常遇到纸质书附带光盘的情况，这时应将纸质书中所附光盘取出，分开单独进行组卷保管，并在纸质档案和光盘档案中互相备注互见号。对纸质文件进行数字化后，新产生了与纸质文件保持一致的电子文件，也应对纸质文件和电子文件分别组卷、保存、备注。

2.6处理好共用项目文件的组卷

对共用的项目文件，可只保存一套，但应清楚地备注注明。文件附件共用时，可在备考表中注明。标段内多个单位工程共用的原材料、构配件、出厂合格证及复试报告等，可单独组卷至标段综合专业，各单位工程编制一览表注明原件位置。采用同一标准图、通用图进行施工的多个建（构）筑物且未发生变更的，可归档一套图纸，在图纸目录中列出图号，指明该图所在的位置并在编制说明中注明。多个涵洞组成一个单位工程的，综合性文件集中放在第一卷，每个涵洞单独形成的项目文件放在后面。

2.7组卷时还应注意的其他问题

一是已经装订成册、独立成套的项目文件，应保持其原有的面貌和完好性，不宜拆散重新组卷，将其拆开和其他项目文件混排的做法不可取。二是遵守组卷的一般性要求。如文字在前，图样在后；复文在前，来文在后；单位工程资料在前，分部、分项、检验资料在后等。竣工图一般按单位工程组卷，按图号、里程等顺序排列。三是对一些补充归档的项目文件，不构成新组卷条件的，可将补充的项目文件附在原有的案卷里装订牢固，并补充卷内目录上的相应内容即可。铁路建设项目文件的组卷，是将项目文件从无序向有序转变的过程，是项目档案工作的关键环节，是项目文件整理的重中之重，事关后期查考利用。铁路建设项目专兼职档案人员，应对此多思考多钻研，依法合规，保持清晰脉络和规整条理，提高组卷质量，提升项目档案归档率、完整率、合格率。