档案著录中的责任者有哪些要求

档案著录工作中，责任者的准确标识是确保档案信息完整性和检索效率的关键环节。根据最新发布的《档案著录规则》（DA/T18-2022），对责任者的著录提出了更加严格和细化的要求。

01、责任者的基本定义与重要性

责任者是指对档案内容负有创造责任或管理责任的机构、组织或个人。在档案著录过程中，责任者信息直接影响档案的检索精度和利用效果。新标准明确规定，每件档案都必须标明责任者，这个字段不能为空。

档案著录人员需要从档案本身获取责任者信息，包括文头、文尾、案卷封面等位置。当档案本身信息不足时，可以通过相关资料进行考证补充。

02、机构责任者的著录规范

机构类责任者在著录时有明确的格式要求。必须使用机构的全称或者不会产生歧义的通用简称。避免使用"办公室"、"局办"等模糊表述，应该完整记录如"山东省教育厅办公室"这样的准确名称。

机构在不同历史时期可能有不同名称，著录时要使用文件形成时期的准确名称。历史政权的机构前面要加注朝代或政权名称，并用圆括号标明。

多个机构责任者之间用分号分隔，在第一个责任者前加斜杠标识。当机构数量超过三个时，可以著录主要机构，其他用"等"字省略，省略部分需加方括号。

03、个人责任者的著录要求

个人责任者一般只需著录姓名，必要时可在姓名后标注所在单位、职务或职称，相关信息用圆括号标明。文件涉及多种职务的个人，只著录与该文件内容相关的职务。

少数民族个人责任者要按照该民族的署名习惯进行著录。外国责任者姓名前要标注国别简称，必要时可以加注姓氏原文和名字缩写。

清代及以前的历史人物需要在前面加注朝代名称。文件署名为别名或笔名时，要照原文著录，但需要将真实姓名附在后面并加圆括号。

04、特殊情况的处理方法

档案著录实践中经常遇到责任者信息不清晰的情况。未明确署名责任者的文件，需要根据内容和形式特征进行考证，考证结果用方括号标明。

考证依据不充分时，在责任者后面加问号，一起放在方括号内。完全无法考证时，可以按原文著录或用三个方框符号代替。

责任者信息不完整或有错误时，先按原文著录，再将考证出的正确信息附在后面并加方括号。这样既保持了档案的原始性，又提供了准确信息。

05、会议文件的责任者处理

会议讲话稿的责任者是讲话人本人，会议交流材料的责任者是提供材料的单位。会议议程、参会人员名单等没有明确责任者的文件，可以著录为"会议秘书组"并加方括号，会议名称必须完整标注。

各类审批表的责任者通常是报送单位，申请类文件的责任者是申请人或申请单位。这些规定帮助著录人员准确识别不同类型文件的责任主体。

06、著录层级的区别要求

文件级著录单元中，多个责任者需要逐一著录。案卷级及以上著录单元中，主要著录核心责任者，立档单位作为责任者时必须著录。

同一职责的多个责任者可以将职责标注在最后一个责任者后面，责任者之间用逗号分隔。同一责任者的多个职责可以一起标注在姓名后面，职责之间用逗号分隔。

07、新标准的主要变化

DA/T18-2022相比之前的版本有重要调整。新标准更加注重档案的背景信息，增加了机构沿革、人物生平等著录项目，这些变化有助于更全面理解责任者及其档案背景。

标准删除了独立的著录格式章节，将相关要求融入具体项目细则中，使操作更加简便。著录项目从七大类重新划分，更加符合现代档案管理需求。

档案著录中的责任者要求体现了档案管理的专业性和规范性。准确把握这些要求，能够显著提升档案信息的准确性和可利用性，为档案事业的发展奠定坚实基础。