电子文件的归档

电子档案的建立，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用。

一、电子档案的好处

一是效率高，速度快。能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。电子档案的产生，可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。

二是档案信息得到有效利用，实现资源共享。可异地实时为利用者提供电子档案信息，打破了传统利用方式和时空局限，并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案，大大提升了档案利用服务的总体水平。

三是促进了档案的实体保护，档案保管更加安全。相对以往纸制档案不利于查阅，而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案，档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档，有效的保护了档案的涉密程度，对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。

四是有效地节约档案占用空间，档案储备量更加充足。

所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。

电子文件归档可以依照《电子文件归档与管理规范》等相关规范执行。

二、归档范围

归档范围应参照《机关文件材料归档和不归档的范围》及其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定。此外，还要结合电子文件特点，将下列材料纳入归档范围：

1、归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据；

2、与电子文件有联系的其他形式重要的文件，如纸质文件、缩微胶片等；

3、电子文件归档时某些环节的成果。

三、归档方式

电子文件归档包括逻辑归档和物理归档：

1、逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

2、物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

四、归档时间

归档时间可以分为实时归档和定期归档：

1、实时归档指电子文件形成后立即归档。

2、定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。

五、归档具体要求

1、凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

2、把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

3、推荐采用的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

4、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

5、特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

6、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。

7、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。

8、对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

9、归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。