电子公文等当前文书档案归档整理的几个问题

      有了电子公文系统，还有必要一五一十地贯彻《公文处理办法》吗？我认为可以研究。以下讲的可能不符合某些“标准”或“规范”，但更接地气。只要在区委办公室协调下，区档案局与信息化管理中心达成共识，就可以了。

一、电子公文系统产生的公文如何归档与整理

      要落实“出处生根”的归档理念，也即谁发文谁归档。不是本单位的发文，即以区委区政府或两办名义发的文件，也不再作为永久性文件归入职能部门的文件中。当然，以本单位为主办的联合发文还有必要由本单位归档。

      要树立“电子公文的纸质归档是异质备份”的思想，这类文件既然有了电子备份（当然，电子备份库内文件要尽快实现共享），那么，纸质归档也只是一个异质备份，这样的纸质备份可以简化整理。如何简化？比如，区档案局即将“余党组”“余档”“余档学”等几个发文系列的文件下载到后打包由印刷厂印制成“发文汇集”就可以了。

      要抓好“落实性文件材料”的归档。电子公文的归档简化后不是没有事情可做了，而是要把重点放在往往由职能部门经办的落实性文件材料的归档上，扭转“红头文件”反映情况有始无终的尴尬局面。

      以下“群众路线教育活动”为例说明。为开展“群众路线教育活动”，第1个文件是一般均为实施意见，它规定了活动开展的几个阶段，具体做法，考核要求等。这第1个文件是版式文件，也即我们通常说的红头文件。活动中会形成个人剖析材料，单位阶段性工作总结，考核时本单位领导的汇报材料，或典型发言材料，简报等。现实情况是：“红头文件”肯定归档了，其它的形成主体多元，不便收集，分散在各职能部门或个人手中。如果真是这样，那么，凭一个“红头文件”是反映不了“群众路线教育活动”的全貌的。我这里没有提到，实际活动中还会形成照片、声像、光盘等特种载体档案呢。所以，落实性文件材料是我们收集的重点。

      整理可以简化。因为，版式文件只是个纸质备份了，实际查找、利用率下降了，所以，把“发文汇集”作为第1件，盖上件号章并且填写好档号信息就可以了。“落实性文件材料”划分一下保管期限，简单地分一下类，盖上件号章，跟在第1件后依次排列就行。

二、历次修改稿如何处理

      文件起草稿在档案馆利用中极少查阅利用，这里其一；其二，区（县）以下的党政机关没有制订规章之类有高度法律效力的文件，可以说，党政机关70%的文件是具体的办事办文办会的，至多出台几个规范性文件（一年之中很少），转发的倒多点。因此，这类文件的历次修改稿没有保存价值。有保存价值的，是思想形成复杂的文件，历次修改稿反映文件出台的曲折过程，比如说《档案法》，要修改，已说了五、六年了，想必也形成了多稿，它的历次修改稿有保管价值了。

      因此，历次修改稿不必归档。建议，各单位起草文件者务必定了稿的文件再上传电子公文系统，这样可以减小电子文件的容量。

三、发文稿如何处理

      发文稿纸上面主要有拟发文的各种信息，如题目、主送单位、抄送单位、拟稿、核稿、校对、主题词等，领导签发也是在发文稿纸上。可以从电子公文系统中打印，并以盖章代替领导手签，解放劳动量，提高工作效率。还可以打破文书四处逮（候）领导签字的尴尬局面。

四、关于成立文件中心问题

      文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间、一种过渡性档案管理机构。文件中心所保管的文件属原形成单位所有，保持原来的顺序和标记，只供原形成单位使用，其他单位未征得原形成单位同意不得利用。文件一旦从文件中心移交到档案馆，就成为公共财产，可在解密后向公众开放。

      “文档管理中心”的工作如果在设计理念、功能定位、管理方式、运行模式等方面都比较超前，而且档案基础业务扎实、现代化管理程度高，可以为政府集中办公后节约政府资源，有利于政府信息公开查阅，档案信息资源的共建共享等方面提供了优质高效的服务，实现“文档管理中心”的社会价值。

      建文件中心，不必另起炉灶，可以放在区编制办公室批准成立的电子文件登记备份中心，一个机构同管纸质与电子两种形式的文件即可。

      建立文档也很有意义：

      一是建立文档中心提前介入机关（纸质）档案管理，可提高工作质量和效率；

      二是要积极创新档案管理模式和集约化管理形式，减少行政成本，解放兼职档案员的劳动强度。

      三是要统一认识，因地制宜，积极稳妥地规划我区今后机关文档中心建设蓝图，使我区档案工作能更快更好地走上规范化、标准化、现代化的轨道。