学校档案室加强编研工作刍议

      学校的档案工作是学校教育事业的重要组成部分，是研究、改进、提高学校教育教学工作的宝贵史料。档案编研工作作为档案业务建设中的一个重要组成部分，在档案服务于社会的工作中发挥了积极的作用。

      在社会信息量不断增长的今天，人们对各类信息包括档案信息的获取要求越来越高，利用的速度要求越发快速、准确，档案工作从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息管理和档案信息服务方向转变，已成为一种必然的趋势。

      学校如何适应新时期要求，大力开发档案信息资源，利用档案探寻教学教育规律，提高教学教育水平，为学校和社会利用服务；如何拓展档案工作的思路，加大编研工作的力度等，已成为关系到档案事业发展所必须解决的重要课题之一。本文试从三个方面来分析提高学校档案室编研工作的途径和办法。

当前档案界开展编研工作的理论成果

      档案编研工作被看作是档案馆(室)研究、加工、输出档案信息，主动和广泛地向社会各方面的广大利用者提供科学的、系统的档案信息服务的一项专门性研究工作。通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成的档案信息半成品，向社会提供服务，实现深层、多层和综合开发的编研工作形式，成为引导当前档案信息资源开发重要的和主要的工作途径。把档案承载的信息从静态转化为动态，更加充分地体现出档案的价值、档案服务的效应和档案工作的地位和作用。

（一） “小编研”与“大编研”概念。

      所谓大编研，是相对于传统的档案编研而言的，是对传统档案编研的扩展和延伸。传统的档案编研，实际上主要是档案馆（室）以书刊为载体汇编档案，在一定范围内加以公布。它的编纂者基本是档案馆、室，它的载体基本是书籍、刊物等印刷物，它的形式基本是文件汇编，它的材料基本是馆藏档案，它的发行范围一般也比较小。我们可以把这称之为“小编研”。

      而今天也已出现雏形并在今后将进一步成熟，拓展的“大编研”，则是对以往那种“小编研”的全面扩展和纵向延伸，它的编纂者除了档案馆、室自身，还有由档案馆、室广泛地联合社会上的各单位，包括其它档案馆、室、学术单位、科研单位、企事业单位、经济建设部门、其它专业主管部门、甚至有关专家、学者和个人；它的载体除了书刊等印刷物以外，还有录音、录像、光盘、缩徽胶卷等；它的形式除了文件汇编外，还有档案资料目录汇编、档案资料内容介绍或提要、档案资料的考证或评介、对档案资料经过研究加工而编写的有关资料或撰写的研究论著以及各种文学艺术作品等；它的材料除了档案，还有图书、报纸、刊物、机关出版物、书画、碑拓、印章等各种资料;它的材料来源，除了本单位收藏的，还有本单位以外收藏的；它的发行范围一般也比以前大。

（二） 数字化时代档案编研要发生本质性的变化。

      随着知识管理技术的不断完善，数据仓库和智能技术的应用，传统编研工作只对静态、显性的知识挖掘，已远远不能满足要求。同时编研的课题和成果往往受限于编研者的思想，影响了成果的实效性和质量。有了知识管理技术作支撑，档案工作要与信息工作紧密融合，将档案工作向前延伸和融合到具体业务过程，采编是动态进行，档案工作者可以定制知识发现规则，档案知识在业务流程中产生的同时就按规则自动沉淀成果。最终用户既可以直接利用成果，也可以自定制规则重新切片数据。

开拓档案编研工作思路加大编研工作的力度

      以目前学校档案室编研工作的状况看,很多学校并没有把编研工作纳入规划，就是有心想开展编研工作的学校，也面临着单一的馆藏资源、陈旧的编研题材、过长的编研周期、单薄的编研力量等诸多困难。

      立足于较新的档案编研工作理论成果，学校档案室需要在上级部门的指导下开拓编研工作思路，加大编研工作力度。

　　首先，编研工作应该坚持以学校特色为主，服从服务于学校工作的大局。要通过广泛的、经常性的调研活动来拓展编研工作思路，制定具有学校特色的编研工作总体规划。

      其次，编研工作的主体应该是一个网络。尽管编研工作需要具备一定的业务知识，但客观现实却需要造就一大批编研人员，以此来适应编研工作的发展要求。学校仅靠一两名编研工作者是不能打开工作局面、促进档案信息资源开发的。

      所谓编研工作网络，就是分为校内和校外两个部分，其中校外部分指相关专家和社会上的热心人士，而校内部分不单指学校承担编研工作任务的人员，也包括非档案部门的各种知识层面的编研人员。

科学规划档案编研工作

      学校档案是学校教育质量和管理水平的真实反映，是莘莘学子求学成长的历史见证。管好用好学校档案是一项重要工作，我们不但要利用学校档案写校史、办展览，还要利用档案维护学校自身合法权益，促进社会和谐。在研究编研工作发展的同时，务必对编研工作做出统筹规划。学校档案室编研工作的选题内容要可分成三大类：

      一是开发文件类，即运用现代化管理手段，通过计算机管理档案信息，形成信息加工的机读编研材料。通过对大量近期文件材料的管理，编制出时效性强、内容新的编研材料。

      二是基础信息类，重点是基础情况汇编，强调做好相关信息的及时抢救和收集。

      三是新编不同专题类。主要是对骨干教师事迹介绍、教育教学经验汇编和大事要事介绍等。从充分体现本校特色和编研材料利用效果出发，注意挖掘各类档案信息资源，逐步形成反映校情的系列编研材料。

      另外，在加工手法上，特别要运用档案原文汇编、档案信息压缩和信息要素提炼等，尽快输出档案信息产品。并及时与区内兄弟学校互通信息，及时与上级部门汇报工作进展，以期站在整个东区教育局乃至整个东区的工作高度审视编研材料，服务于更多的受众。

      综上所述，加强档案编研工作，是将档案工作推向了一个新高度的需要，是学校发展、社会发展的需要。只有不断提高对档案编研工作意义的认识，创新思维，健全制度，强化编研工作，提升编研水平，学校档案室编研工作必将展示出广阔的新天地和发展前景。