如何整理会计档案

      在《档案管理标准》《档案归档标准》中对会计档案的归档和管理要求经很完善，但在实际会计档案归档以及管理过程中却又经常会遇到调阅查询会计档案速度慢，整理会计档案费时、费力，效率低的问题，尤其是接手档案工作时间不长的档案管理人员就显得尤为突出。

      如何使新会计档案管理人员在工作上少走弯路、少做无用功，并且在最短的时间内适应会计档案管理，做好会计档案归档工作，笔者通过将这些问题结合到工作实践并且在一定程度上进行了探索创新得以解决，收到了事半功倍的效果。

      在这里笔者将其中一些不成熟的看法和做法谈几点，以期与同行商榷。

一、注重统筹规划

      要想使会计档案归档快速高效，应该特别注重统筹规划会计档案归档前的各项准备工作。俗话说凡事预则立，不预则废，准备工作对完成、做好一件事是至关重要的。

      提前做好会计档案归档前的各项准备工作也是一样，会计档案管理人员应根据会计档案整理具有周期性的特点，在没有档案整理时加强对档案业务技能、知识的学习，做好归档时所需要工具、用具的准备，收集相关的信息，建立会计档案预编辑电子目录等，这些基础性工作都应该统筹规划走在正式归档的前面。很多时候档案管理工作不到位，归档质量不高理，调阅档案速度慢均源于这些基础性的工作没做到位，从影响到了归档程序的有序操作，影响到了归档质量，影响到了快速调阅卷，只有对各项工作进行统筹规划，并做好了归档前的各项基础性准备工作，才能使归档快速高效，才能使归档质量有保证，才可以起到事半功倍的效果。

二、不断创新

      在会计档案整理过程中要不断创新，优化其归档过程。只有在会计档案归档整理过程中通过不断的理论结合实际，注重优化各工序间的衔接有序，实现归档过程的标准化的操作，才能够达到会计档案归档整理既快速高效又减轻劳动强度，才是保证归档质量，提升会计档案管理水平的关键。

三、编制简单实用的检索工具

      编制简单实用的检索工具是实现会计档案快速查询的必备条件，惟有简单才能够提高工作效率，为此创新设计了将“会计科目编制一个流水号”“档案定置组柜分布图”“会计档案案卷情况说明”等来达到简单实用的目的。现将我采取的具体方法介绍如下：

       首先，掌握信息建预编表。采取在会计档案未归档前就到会计部门咨询了解掌握当年需要移交的，会计档案中会计凭证册数、账册、报表、其他类等会计档案的详细信息后，便开始着手建立“会计档案案卷目录预编目录”，将其中的案卷号、保管号（保管号的起始号因为上一年度的结尾号可事先得知）、保管期限、移交人、接收人等有规律可循，可预先获知的信息先编制出来，会计凭证号码这一项预留，等待会计凭证正式归档整理时在填入。

      其次，会计装具打号及封面填写。根据预先编制的“会计档案案卷预编目录”中会计凭证的保管号，提前用打码机在会计凭证案卷装具上打印上保管号并严格按保管号依次序排列，其中要特别注意在会计凭证案卷装具上所打的保管号应略少于实际获知的会计凭证册数10册左右，“宁缺勿多”目的是预防会计部门提供的统计数据有出入时可预防实际归档的会计凭证册数少于已经打了号的会计凭证案卷装具数量造成会计凭证案卷装具的浪费，实际归档的会计凭证册数多于已经打了号的会计凭证案卷装具数只需加打缺额的会计凭证案卷装具便可。打完会计凭证的保管号后在将会计凭证案卷装具上的年度、凭证名称、保管期限、卷号、财务主管、经办会计、全宗等已知固定项提前填写完毕后排序整理待用。

      第三，会计档案整理。在正式接收到实物会计凭证、账册、报表等会计档案后，根据会计部门在会计凭证上编制的凭证顺序号、凭证附件号及凭证的流水号等信息对其进行统一排序整理，检查排序无误后按其先后顺序“一册一填写一装入”的流程进行归档。

      对于会计凭证的归档应先根据其会计凭证上所反映的信息，在事先打印出来的“会计档案案卷预编目录”凭证号码预留栏内填写记录该会计凭证的顺序号，在同时填写补充案卷装具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、该月总册数、第几册、凭证张数、凭证顺序号等内容，待该册会计凭证案卷封皮全部需要补充填写的内容全部填写完，检查无误后方可将该册会计凭证装入会计凭证案卷装具内，累计装好6-10册会计凭证就及时入库。

      之所以填写完6-10册就入库有两个目的，一是在入库走动的过程中就当作休息调解一下久坐的身体。二是6-10册会计凭证的重量对于管理会计档案的女同志很容易就将其放入档案柜内。对于档案库内会计档案的分布，排架、摆放结合工作实际统一规定按“顺时针方向由下至上依次分布补充档案，档案柜的标引由上至下以组柜流水号+组柜纵向1至5的方式标注，会计档案内容的标识由下至上进行标注，档案柜内会计凭证由左至右先下后上摆放”的原则，来规范会计档案的分布，排架、摆放。

      对于账册、报表等每年项目、册数均相对稳定的会计档案归档，采取卷内对账册、报表的具体会计科目编制一个流水号的方法将其固定排列，使之条理分明，井然有序。例如：账册类1、为现金日记帐；2、为银行存款日记帐；3、为内部存款日记帐等；报表类如：1、为2007年一、二季度会计报表（1—6月）；2、为2007年三、四季度会计报表（7—11月）；3、为2007年12月会计报表（年报），完成会计科目固定后在对其卷内文件编张号、打印卷内目录和备考表。

      第四，库内统计记录。待会计档案入库工作全部完成后对新入库档案及档案柜内的档案情况做全面的统计记录，为下一步计算机录入建立“会计档案定置组柜分布图”、制作标引、标识等工作做好准备。主要内容包括对案柜内档案的册数、分布情况、所在组柜编码等信息进行详细统计记录。

      第五，编制会计档案目录及检索工具。将整理过程中记录的会计凭证号码等信息录入计算机，编制当年正式的“会计档案案卷目录”“档案定置组柜分布图”“会计档案案卷情况说明”等。其中“档案定置组柜分布图”与常规的“定置分布图”有所不同之处在于“定置分布图”只是标引档案的大区间，“档案定置组柜分布图”已经细化标识到将每份会计档案所在的定置分布展示出来，图目录与实物档案的保管位置完全一样，通过看图目录、看柜号即可马上知道所需会计档案的位置，能够方便快捷而准确的提取相关会计档案，解决了会计档案调阅查询慢的问题。而“会计档案案卷情况说明”则对上一年度做了说明、本年度做了总结、下一年度做了安排，起到了承上启下提前准备、统筹兼顾的作用。

      第六、全面回顾、检查案卷整理、计算机录入等相关工作无遗漏后，在打印正式的会计档案案卷目录等材料。

      通过提前做好准备工作，编制简单实用的检索工具，按上述流程整理归档会计档案，实际所用时间比按常规归档方式至少快3倍以上，达到了以提高会计档案的归档质量、减轻劳动强度、减少调档时间，提升会计档案管理水平的目的，从而为充分发挥档案服务生产，实现效益最大化做出了贡献。