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我国档案工作的基本原则是经过长期的实践,逐渐完善并确定下来的。《档案法》第五条用国家法律的形式确定了档案工作的基本原则:“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用”。这个基本原则的内容由以下相互联系的三个部分有机构成:
一、统一领导、分级管理(核心)
档案工作实行统一领导、分级管理的原则,是新中国成立以来档案工作行之有效的成功经验,也是我国档案工作的一大特点。“统一领导、分级管理”包含三方面内容:
1. 档案事业由党和政府领导,在中央一级,国家档案行政管理部门在国务院领导下,主管全国档案事业,对全国档案事业实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导。
2.地方各级档案行政管理部门在同级人民政府的领导下,在国家档案行政管理部门或其上级档案行政管理部门的统一指导下,负责主管本行政区域内的档案事业,对本行政区域内的档案工作实行监督和指导。
3.对国家所有的档案实行统一制度、分级负责的集中管理与保管,即一切国家机关和组织形成的档案,必须按照国家的规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中保管,任何个人不得据为己有,各国家机关和组织的档案机构必须按照国家规定,定期向有关档案馆移交档案。
二、维护档案完整与安全(要求)
维护档案完整与安全,是档案工作的最基本要求。
1.维护档案完整
档案完整,包括数量与质量两个方面。在数量上,要求将所有具有保存价值的档案,收集齐全,能全面反映出一个单位或一个地区、一项工作活动面貌。在质量上,要求将收集起来的档案,按照它们的内在联系,系统地整理,组成有机整体,能真正、系统地反映出一个单位或一个地区工作活动面貌。
2.维护档案安全
档案安全,包含着档案实体安全与档案机密安全两个方面。档案实体安全,就是在档案管理与服务利用过程中,要采取有效手段,最大限度地延长档案寿命,避免档案实体遭受损毁。档案机密安全,就是在档案管理与服务利用过程中,要采取保密措施,避免档案机密泄漏、被窃。
档案完整与安全,是相互联系、相互制约的两个方面。只有维护档案完整,才能有效地保证档案安全。反之,只有维护了档案安全,才能真正确保档案完整,因为,档案一旦受损,就会影响到档案完整,所以,安全也是保证完整的条件,双方相互影响、互为因果。
维护档案完整与安全,既关系到国家、集体和个人的利益,同时,也是为了给子孙后代积累档案财富,这是档案工作人员的一项艰巨的历史使命。
三、便于社会各方面的利用(目的)
便于社会各方面的利用,是档案工作的根本目的所在。
档案工作必须为社会各方面服务,这体现了档案工作的服务性,是检验档案工作好坏的主要标准,是档案工作各项业务建设的出发点和归宿点,它支配着档案工作的全过程。
在我国档案工作的基本原则中,“统一领导、分级管理”是核心,它为档案工作提供了组织保证,没有它,档案工作就不能顺利进行;“维护档案完整与安全”是条件,它为档案工作提供了物质条件,没有它,档案工作就失去了物质对象;“便于社会各方面的利用”是目的,是档案工作的根本宗旨,没有它,档案工作就失去了方向。这三者缺一不可,其中,前二者是手段,后者是目的,没有前二者的组织基础和物质条件,就不可能达到后者便于利用的目的。同样,没有后者,前二者也就失去了存在的意义,这是一个辩证关系。
我国档案工作的基本原则,揭示了档案工作的客观规律,对我国档案工作的理论和实践具有普遍的指导意义。
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