档案数字化配备视频监控有哪些讲究？

档案数字化是系统性工程，涉及档案的规范化整理、目录建库、数字化扫描、图像处理等加工流程。无论是单位自主开展数字化加工，还是采用政府购买服务模式委托档案服务外包机构实施，视频监控都是过程监管与安全追溯的核心技术手段。

这里，小编和大家聊聊档案数字化过程中视频监控配置有哪些要求？如何通过视频监控监督和管理数字化过程。

一、硬件配置

1.场所全覆盖要求

档案数字化加工用房（含档案暂存区、扫描区、数据处理区、成果存储区）必须部署高清视频监控系统，摄像头分辨率不低于1080P，帧率不低于25fps，确保画面清晰可辨——具体需覆盖档案出入库交接点位、扫描设备操作界面、数据导出端口（U盘、移动硬盘接入处）、服务器机柜、加工工位及场所门窗（含消防通道），消除监控盲区。

2.设备稳定性要求

监控系统需支持7×24小时不间断运行，配备UPS应急电源，避免断电导致监控中断；存储设备（硬盘录像机或私有云存储）需满足冗余备份功能，防止因硬件故障导致监控数据丢失，且存储容量需根据摄像头数量、分辨率及6个月留存期需求提前测算。

二、监控范围

视频监控需与档案数字化加工流程（接收-整理-著录-扫描-质检-备份-归还）深度匹配，重点覆盖四大关键环节的风险区域。

1.档案实体流转环节

覆盖档案接收/归还交接区、暂存货架，需清晰记录档案箱（卷）的出入库数量、交接人操作过程，防止实体错拿、漏记或丢失。

2.数字化加工环节

覆盖扫描工位、图像处理工位，需清晰拍摄操作人员手部动作（如是否私自复印、拍摄档案内容）、扫描设备状态（如是否外接不明存储设备），规范操作行为。

3.数据存储与导出环节

覆盖数据服务器机柜、数据导出专用电脑，需记录服务器柜门开启情况、U盘等移动存储设备的接入/拔出操作，防范数据非法拷贝。

4.人员出入环节

覆盖加工场所入口（含缓冲间），需记录所有进入人员的面部特征、携带物品（如背包、手机等），严禁未经授权人员进入，且需与人员登记制度联动。

三、管理制度

需将视频监控管理嵌入档案数字化工作全流程制度体系，形成“设备运维-数据管理-责任追溯”的闭环机制。

1.设备运维制度

明确监控设备日常巡检频次（每日开工前检查摄像头角度、画面清晰度，每周检查存储设备容量与备份情况，每月进行设备调试与故障排查），建立《监控设备运维记录表》，记录设备运行状态、故障处理情况。

2.数据管理制度

规范监控数据调取权限（仅档案管理负责人、安全监管人员可申请调取，需填写《监控数据调取申请表》，注明调取事由、时间段），明确数据存储方式（本地硬盘+异地备份，避免单一存储介质损坏导致数据丢失），严禁私自拷贝、篡改监控数据。

3.责任追溯制度

将监控管理责任落实到具体岗位（自主加工单位由档案管理员负责，外包项目由发包方现场监管人员+外包方安全员共同负责），明确违规责任（如监控设备未及时维修导致数据断档，需追究岗位人员责任）。

四、监督监管

针对外包服务场景，需强化发包方对监控系统的主导权，避免监管缺位。

1.系统建设监管

外包方搭建监控系统前，需提交《监控系统实施方案》（含摄像头点位图、设备参数、存储方案），经发包方档案管理部门审核通过后方可施工，施工后需进行点位测试（确保关键区域无盲区）、数据存储测试（验证6个月存储容量是否达标）。

2.日常运行监管

发包方有权实时查看监控画面（可通过远程访问系统），每周不少于2次现场检查监控设备运行情况，每月要求外包方提交《监控系统运行报告》（含设备故障次数、数据存储情况）。

3.数据移交要求

外包项目结束后，外包方需将全部监控数据（按时间分段刻录光盘或导出至移动硬盘）移交发包方，由发包方纳入档案数字化项目档案统一管理，严禁外包方留存或销毁监控数据。

五、数据留存与回访

1.留存期限与质量

监控数据自生成之日起留存期限不得少于6个月，留存期间需确保数据完整性、清晰度，不得因存储容量不足擅自删除前期数据。

2.回放检查与记录

发包方需建立定期回放检查机制，填写《检查记录表》，记录检查时间、检查内容、发现问题及整改情况；

3.验收衔接要求

《检查记录表》需作为档案数字化项目验收的佐证材料之一，与《档案数字化加工质量检查表》《档案实体交接记录表》等共同归档，验收时需核查回放记录的完整性（无缺项、无涂改）、问题整改的闭环性（发现问题需有整改措施及复查记录），未达到要求的项目不得通过验收。

六、特殊场景要求

1.涉密档案加工场景

监控系统需符合涉密信息系统安全要求（采用国产加密设备，禁止接入互联网），摄像头不得拍摄涉密档案内容（可通过调整角度或加装遮挡装置，仅拍摄操作过程），监控数据需存储在涉密存储设备中，调取需经单位保密管理部门审批。

2.临时加工场所场景

若因档案数量大、场地限制需设置临时加工场所（如单位会议室改造），需临时搭建监控系统，摄像头点位需覆盖临时档案暂存区、加工工位、出入口，且需与临时场地的安保制度（如门禁管理、人员值守）联动，确保安全防控无漏洞。

3.夜间与节假日场景

即使非加工时段（夜间、节假日），监控系统仍需保持运行，且需开启移动侦测功能（当有人进入加工场所时自动录像并触发报警），与单位安保部门报警系统联动，及时处置异常情况。