档案数字化成果验收！要准备什么？

在档案数字化项目收官阶段，严谨且充分的验收准备工作是保障项目成果质量达标、实现档案资源规范移交的核心环节。依据《纸质档案数字化规范》（DA/T31）等行业标准要求，验收工作需采用计算机自动检验与人工抽样核验相结合的方式，对数字图像、目录数据、元数据等核心成果进行全面性核查。

现将验收准备工作从六个核心维度进行系统化拆解，明确操作规范与质量要求。

一、精准数量统计

数量验收作为项目成果的基础核验指标，需建立“总量-分量-环节”三级统计体系，确保数据真实可追溯。

总量统计需涵盖项目全宗范围内所有数字化成果的总件数、总页数，按档案门类（文书、科技、专业档案等）、年度、保管期限进行多维分类统计；

环节数据统计需覆盖扫描处理、著录标引、图像处理等关键工序的成果数量，形成工序台账；

针对插卷、补扫等特殊数字化内容，需在统计报表中明确标注原卷件号区间、补扫原因及关联档号，同步剔除隐藏文件、无效冗余文件及重复目录等非有效数据，确保统计结果与实际成果一致。

二、实体档案规范整理

验收阶段实体档案需完成标准化整理及封装，严格遵循《归档文件整理规则》（DA/T22）等专项标准：

文书档案按“件”整理的需采用直角装订或三孔一线装订方式，装订材料符合耐久性要求；按“卷”整理的需保持原卷内文件排列顺序，加装规范封面及备考表；

装盒操作需确保盒内档案排列有序，档案盒背脊信息完整标注全宗号、年度、保管期限、起止件号等核心要素；

整理完成的实体档案需按全宗—门类—年度—保管期限序列存放于临时周转架，设置标准化分类标识牌，建立实体档案存放位置索引表。

三、目录数据标准化输出

纸质目录作为验收核查的重要依据，需实现电子数据与纸质载体的精准对应：

目录编制需严格执行《档案著录规则》（DA/T18），确保著录项完整、字段格式规范，无错别字、漏项等质量问题；

打印输出需采用A4规格纸张，统一使用字号，设置规范页边距及页眉页脚，标注全宗名称、档案类别、年度、期限等，采用档案专用目录夹装订成册；

建立电子目录动态更新机制，电子数据修改后需在24小时内完成纸质目录同步更新，附数据变更说明并由经办人签字确认。

四、成果数据安全备份

为保障数字化成果长期安全存储，需实施“多格式—多载体—异地存”"备份策略：

目录数据需导出为XML、Excel两种通用格式，数字图像需保存原始扫描件（TIFF/JPEG格式）、标准处理件（TIFF/JPEG格式）、利用件（PDF/A格式）三套完整副本，确保不同格式文件数量一一对应；

文件命名应以档号为基础对数字图像命名，单页图像文件命名，采用档号与图像流水号的组合；多页图像文件命名，采用该档案的档号命名。

需科学建立纸质档案数字图像的存储路径，一般按照档号组成项依次设置层级文件夹。

备份载体选用企业级大容量硬盘（≥2TB），优先采用知名厂商产品并进行介质检测，备份完成后需制作备份清单，注明备份日期、介质编号、存储内容及校验结果，实行双介质异地存放管理。

五、过程文档规范化归集

项目过程文档是验收评估的重要凭证，需建立完整档案管理链条：

需收集数字化工作文件（含工作日志、质量抽检记录、问题处理单、技术参数配置表等）；

管理类文件（含人员资质证明、设备台账、安全保密协议、档案交接清单、培训记录等）；

所有文档需按项目阶段分类编号，编制卷内目录并装订成册，电子版本需同步归档保存。

六、验收申请材料编制

项目实施单位需提交规范化验收申请材料，内容应包括：

单位资质证明文件（营业执照、相关专业资质证书复印件）；

项目概况说明（含项目合同编号、实施范围、技术标准依据）；

成果完成情况（附数字化成果清单、质量自检报告）；

验收计划安排（含拟验收时间、验收组建议名单、验收流程方案）。

申请报告需经项目经理签字确认，加盖单位公章后以正式公文形式报送业主单位，同步提交电子版供预审。

档案数字化项目验收准备工作需严格遵循标准化、规范化原则，各环节紧密衔接形成闭环管理。通过系统化的准备流程，可有效提升验收工作效率与成果质量，为档案数字化资源的长期安全保管和有效利用奠定坚实基础。