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归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
一、档号的结构
全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。 二、 档号的编制 1、全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,用4 位数字或者字母与数字的结合标识,按照DA/T 13-1994 编制。 2、档案门类代码·年度:归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度,以4 位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。 3、保管期限:保管期限分为永久、定期30 年、定期10 年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 4、机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。 5、件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4 位阿拉伯数字标识,不足4 位的,前面用“0”补足,如“0026”。 三、归档章的位置 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。 四、档号的组成部分
归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项(见附录图A1)。
归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)按照3. 编制,页数用阿拉伯数字标识(见图A2)。
为便于识记,归档章保管期限也可以使用“永久”“30 年”“10 年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识(见图A3)。
全宗内档案的分类,就是把立档单位所形成的档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成若干层次和类别,使之构成一个有机的体系。
企业会计档案的分类应遵循在本企业全部档案总体分类方案下进行。
基本建设档案简称基建档案,是在各种基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。
上市公司会计档案是上市公司在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件。
档案在我们的生活中非常重要 关于档案的小知识 这篇带您了解!
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